сделать домашней  добавить в избранное  карта сайта RSS
Имя 
Пароль  забыли?
Присоединяйтесь!

Новые материалы

   Названы самые высокооплачиваемые вакансии в Башкирии
   Не все профессии равны. Вчерашние школьники идут в телевизионщики и PR
   Новочебоксарские безработные граждане обучаются востребованным профессиям
   Где в Уфе заработать 100 тысяч рублей в месяц
   Сколько в среднем получают владимирские врачи?



Форумы на нашем сайте

Форумы Обязаны ли вы создавать архив для хранения кадровых документов?

Опции:
Ответить Открытие новой темы
Алина Иглина
Обязаны ли вы создавать архив для хранения кадровых документов?

Всё об архиве кадровых  документов.

 Коллеги, делюсь ответами на топ-вопросы и рекомендации от архивистов:

 1.     Обязаны ли вы создавать архив для хранения кадровых документов?

Нет, не обязаны. Это все лишь является вашим правом (гл.3, ст.13, п.2 ФЗ 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»). Руководитель и специалисты кадровых служб организации должны обеспечить сохранность документов по личному составу до момента их передачи на государственное хранение. Утрата или повреждение кадровых документов, а также разглашение персональных данных по вине должностных лиц влечет за собой ответственность в рамках КоАП или УК РФ. Подходы к организации процесса хранения и обслуживания документов юридическое лицо определяет самостоятельно.

 2.     Какие кадровые документы необходимо хранить и сколько?

В отделе кадров любой организации хранится до 90% всех важных документов с долговременными сроками хранения. Сроки хранения документов определяет «Перечень типовых управленческих архивных документов…..» (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. N 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380).

Долговременному хранению (документы до 2002 г. включительно – срок хранения 75 лет, документы с 2003 г. включительно – срок хранения 50 лет) подлежат следующие документы организации:

  • приказы руководителя по личному составу (прием, перемещение, увольнение, замещение должностей, благодарности и премии и т.д.);
  • личные карточки уволенных работников Форма Т-2;
  •  личные дела уволенных работников;
  • документы по начислению заработной платы работникам, трудовые договоры (контракты);
  • договоры ГПХ и акты к ним, документы на работников с вредными условиями труда;
  • журналы регистрации приказов и ряд иных документов.

До 5 лет хранятся: заявления работников, копии документов, приказы об очередных отпусках, взысканиях, выговорах, дежурстве, материальной ответственности и т.д.

 3.     В каких случаях госархив готов принять кадровые документы на хранение?

Документы организации могут быть переданы в государственный архив исключительно в случае ее ликвидации (гл.5, ст.23, п.10 ФЗ 125«Об архивном деле в Российской Федерации»). При этом ликвидатор, на основании договора, должен оплатить госархиву услуги по приемке документов на хранение (в среднем от 200 до 400 руб. за 1 дело). За свой счет осуществить упорядочение документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ… » (утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830, согласовать описи и иные документы с Экспертной комиссией госархива).

 *Документы по личному составу действующих организаций на государственное хранение не принимаются.

 4.     В каком виде документы должны быть подготовлены к госхранению (общий принцип формирования дел с учетом бухгалтерских документов), и какие документы регламентируют порядок обработки?

 На государственное хранение принимаются документы по личному составу исключительно на бумажных носителях, несмотря на то, что ранее они были созданы в информационной системе организации (ЭДО).

Порядок действий по архивной обработке документов:

  • отбор подлежащих хранению документов (полистная экспертиза ценности);
  • формирование документов в дела (документы, содержащие фамилии – по первым трем буквам алфавита, документы, имеющие номера и даты – по порядку возрастания дат, а внутри дат по номерам документов). Максимальный листаж дела должен составлять не более 4 см в толщине корешка или 250 листов;
  • нумерация листов в деле;
  • составление описи на все обработанные дела (на отдельные типы документов еще и внутренние описи);
  • оформление листа-заверителя дела;
  • переплет дела в жесткую обложку на 4 прокола;
  • оформление обложки дела;
  • подготовка исторической справки и предисловий к описям;
  • итоговая опись дел по личному составу организации (помимо кадровых документов) должна содержать документы бухгалтерии за данный период: документы по заработной плате работников, договоры ГПХ и акты к ним. Раздельные описи (на кадровые и бухгалтерские документы) могут составляться исключительно по согласованию с принимающим на хранение документы архивом в случае их значительного объема.

 

 Рекомендации:

  1. Ежегодно обрабатывайте документы (своими силами или привлекая архивную компанию). Это позволит обеспечить их целостность, сократит ваши риски и потребует минимум временных затрат.
  2. Не оставляйте документы, содержащие персональные данные и конфиденциальную информацию без, присмотра (оригиналы на рабочих столах, экранах мониторов в помещениях с общим доступом). Храните документы в недоступном для посторонних месте.
  3. Не выбрасывайте документы, а измельчайте их на шредере.
  4. Сканируйте и храните образы документов. В дальнейшем это сократит время на поиск необходимой информации и сведет к минимуму обращения к бумажным оригиналам.
  5. Передавайте функции по хранению, упорядочению и обслуживанию кадровых документов (прием граждан, подготовка и выдача справок по запросам работников и ПФР) только профессиональным компаниям.

Следуя рекомендациям, вы сможете оптимизировать свои затраты, получить качественный результат и выстроить конструктивный диалог с госархивом.

Источник:  https://goo.gl/Rf4ux2

(См. на сайте больше полезных материалов и шаблонов)

Источник - «Делис Архив» - эксперт в области обработки,  хранения, уничтожения документов – одна из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.


Прикрепленный файл: DELIS POST.png
Перейти в начало страницы Перейти в конец страницы
+ Ответить
Ответить Открытие новой темы


Написать сообщение
Ваше имя: или
Ваш пароль:
Заголовок сообщения:
Текст сообщения:
Картинка:
Прикрепить файл:
Уведомлять о новых сообщениях: Да

Для того, чтобы размещать статьи в Форумах, Вам необходимо зарегистрироваться

Share |

 


Поиск в форумах
Примеры запросов: "уход за ребенком", "аттестация персонала", "ассессмент OR assessment"

О проекте      Реклама       Подписка       Контакты       Rambler's Top100 Яндекс цитирования ©2000-2011, HRM