Аутсорсинг hr-услуг: взгляд потребителей

C 2002 года всемирно-известная нефтяная компания British Petroleum потратила на аутсорсинг бизнес-процесса по ведению бухгалтерии более 10,5 млрд. долл., при этом ежегодные затраты по контракту составляют порядка 1,5 млрд. На данный момент, эта самая крупная и долгосрочная сделка на рынке аутсорсинга в мире. Пример другой известной компании P&G показывает, что аутсорсинг может быть эффективным методом снижения издержек и даже выхода из кризиса. Более того, 9 из 10 компаний отдают хотя бы один процесс на аутсорсинг. Мировая статистика и примеры успешных решений внушают оптимизм и в отечественные компании.

В России рынок аутсорсинга таких бизнес-процессов как расчет заработной платы и кадровое администрирование зародился в начале 90-ых. Одной из первых среди тех, кто такие услуги стал оказывать западным компаниям, стала крупная европейская компания UCMS Group. Вслед за ней на рынок вышла американская компания Intercomp. Услуги этих компаний и некоторых нишевых игроков были в основном востребованы среди представительств международных компаний, которые не хотели связываться с российским законодательством и сложностями бухгалтерского учета. Нельзя не упомянуть ГлавУпДК (Главное Управление по обслуживанию дипломатического корпуса при МИД России), которая начала предоставлять услуги ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета представительствам западных компании раньше других и продолжает обслуживать своих заказчиков по сей день. До начала 2000-х годов этот рынок в России развивался медленными темпами. Но постепенно становилось все больше игроков, на рынок аутсорсинга кадровых и финансовых бизнес-процессов обратили внимание кадровые агентства, как российские, так и крупные зарубежные корпорации. Кол-во клиентов росло, услуга становилась популярной не только среди западных компаний.

В чем же заключаются основные преимущества использования аутсорсинга?

Во-первых, передача выполнения «непрофильных» бизнес-процессов профессиональным компаниям может позволить серьезно сократить издержки. В некоторых случаях экономия может доходить до 30-40%. По словам финансового директора крупной фармацевтической компании: «Использование аутсорсинга позволило нашей компании сократить издержки и инвестировать сэкономленные ресурсы в развитие бизнеса. Особенностью фармацевтического рынка является существование определенной категории сотрудников (доктора, исследователи), зачастую распределенной по регионам, которые связаны с компанией на основе договоров гражданско-правового характера. Расчеты, в данном случае, достаточно сложны и объемны, и требуют частого взаимодействия с контролирующими органами. Соответственно, для компаний целесообразнее отдать этот процесс на аутсорсинг». Показатели экономии могут достигать такого уровня за счет перевода деятельности в регионы, где затраты на зарплату и аренду офиса ниже, а также за счет экономии на масштабе. Не стоит забывать, что для компании-поставщика услуг данное направление деятельности является основным, и чем она крупнее, тем лучше и четче отточены ее бизнес-процессы. Еще одним аргументом за внедрение аутсорсинга является момент, связанный с получением доступа к профессионалам высокого уровня. Для некоторых компаний, управление персоналом в которых не является ключевой компетенцией, привлечение высококлассных сотрудников является весьма проблематичной задачей, сопряженной с дополнительными издержками. В таких случаях выведение данных бизнес-процессов за пределы компании кажется более логичным. По словам менеджера по персоналу компании «Siemens Enterprise Communications» Боровиковой Светланы: «После того, как нас решил покинуть наш бухгалтер по расчету з/п, решение об аутсорсинге было принято молниеносно, так как найти бухгалтера со знанием английского и SAP, да еще за 2-3 недели было невозможно. А остановить процесс расчета и выплаты зарплаты мы, конечно, не имели права». В-третьих, в условиях ограниченности ресурсов, аутсорсинг «непрофильных» функций позволяет более эффективно перераспределять ресурсы внутри организации, фокусируя внимание на основных направлениях деятельности компании. Аналогичное мнение высказывает директор по персоналу компании «Бегун» Мария Жукова: «Использование аутсорсинга позволяет снизить нагрузку на работающих сотрудников, давая им более широкие возможности по реализации своих основных задач». По словам другого нашего эксперта, финансового директора группы компаний «ПРОДО» Семеновой Екатерины: «Выгоды от аутсорсинга, безусловно, есть. Для меня, это, в первую очередь, унификация бизнес-процессов и методологических подходов, административная «независимость» при реализации процесса, до определенной степени, сокращение издержек (или экономия затрат, например на ИТ). К ключевым преимуществам аутсорсинга можно отнести качество результата и скорость его получения».

Когда аутсорсинг эффективен?

По праву оценить все выгоды от аутсорсинга могут, в первую очередь, те компании, которые, в силу своей специфики, сталкиваются с достаточно сложными расчетами. Заместитель начальника мотивации крупной энергетической компании приводит следующий пример: «Очень сложный расчет зарплаты бывает у нефтяников, потому что там часто встречаются ротации с релокацией. Рабочих могут несколько раз переводить из одного региона в другой, при этом будут меняться региональные надбавки. Также различается количество рабочих часов в неделю у женщин и у мужчин. Все это приводит к заметному усложнению расчетов зарплаты, которые, соответственно, логично отдать на аутсорсинг». Другим примером могут послужить крупные ритейлеры, в которых работает большое количество сотрудников с гибкими графиками. В таком случае возникает уже проблема учета рабочего времени, и стандартное ПО не способно решить такую задачу. В таких случаях использование аутсорсинга также оправдано.

По мнению заместителя финансового директора компании «Тева» Натальи Новиковой, аутсорсинг может быть эффективным решением для молодой компании, «на стадии становления до формирования полноценного штата бухгалтерии».

Отдельно стоит отметить компании, в которых применяется система грейдов. Напомним, что грейды определяют уровни персонала, каждому из которых присваиваются отдельные политики по компенсациям и льготам, которые определяют принципы расчета премий и бонусов и социальных пакетов. Также, на практике встречаются такие ситуации, когда работники, сидящие за соседними столами и выполняющие схожие функции, по той или иной причине получают различную зарплату. По словам руководителя аутсорсинга кадровых функций компании Team Force Алексея Желтова: «Подобная ситуация характерна для различных компаний, особенно для банковского сектора. На мой взгляд, аутсорсинг расчета заработной платы в такой ситуации позволяет вывести информацию о зарплатах сотрудников за пределы компании, и, тем самым, предотвратить возможные конфликты внутри компании, связанные с утечкой конфиденциальной информации».

Высоким спросом аутсорсинг пользуется в международных компаниях, вышедших на наш рынок. По мнению экспертов, основной причиной является желание иностранных учредителей избежать возможного предвзятого отношения в части финансов со стороны бухгалтера внутри компании.

И, наконец, в роли стимулов к использованию аутсорсинга могут выступать такие факторы, как: необходимость постоянного взаимодействия с контролирующими органами и плохо выстроенные бизнес-процессы внутри компании. Представитель крупной энергетической компании отмечает, что если «компания не в состоянии по каким-либо причинам наладить процесс своевременной передачи всех необходимых документов и информации для расчета зарплаты и ведения кадрового делопроизводства, то эти функции целесообразно отдать на аутсорсинг».

Аутсорсинг зарплаты и кадров, что мешает активному развитию?

Как часто приходится сталкиваться с тем, что компания принципиально не передает процессы на аутсорсинг? Причины часто различаются, но дело не в распространенном мнении, что российские компании не готовы к этому и «бояться» отдавать свои процессы на внешний подряд. По словам самих потенциальных потребителей, причины самые разные:

· Компании из банковского сектора часто имеют серьезные ограничения по отношению к аутсорсингу. Со слов Алексея Желтова: «Основная проблема, с которой сталкиваются провайдеры услуг аутсорсинга в банковской сфере – жесткая корпоративная политика по безопасности и сохранности данных. Например, руководство Райффайзен Банка приняло решение не передавать на аутсорсинг свои внутренние бизнес-процессы за некоторым исключением. Хотя, в качестве обратного примера, ICICI Bank активно использует аутсорсинг, в связи с общей корпоративной политикой. Если говорить об аутсорсинге персонала, а не отдельных кадровых функций, то в этой ситуации провайдеры услуг не имеют право предоставлять персонал который занимается лицензионной банковской деятельностью (например, заверение подписей) или имеют доступ к особо конфиденциальным данным клиентов».

· Не секрет, что многие российские компании используют серые схемы расчетов с сотрудниками. В кризис их количество только увеличивается. Официальных данных за 2008 год нет, но можно смело утверждать, что там искать спрос – не целесообразно. Своим мнением по данному вопросу с нами поделился эксперт из энергетической отрасли: «Во-первых, не все любят прозрачность. Зачастую, не все зарплаты полностью белые, что является некой коммерческой тайной. Во-вторых, если обычные зарплаты это простая окладная система, то проблем, как правило, не возникает. Однако при использовании более сложной системы компании стремятся закрыть информацию». Что касается серых схем расчетов с сотрудниками, то это скорее временное явление. По словам генерального директора UCMS Group СНГ Андрея Шабанова: «В ближайшее время наметится тенденция переосмысления кадровых и финансовых процессов, компании задумаются о прозрачности и эффективности этих процессов. В связи с этим, мы прогнозируем повышение спроса на услуги по аутсорсингу, таких процессов как расчет зарплаты и ведения кадрового делопроизводства». Более того, в настоящее время борьба с серыми зарплатами ведется на федеральном уровне. Весной на встрече с профсоюзами премьер-министр РФ Владимир Путин заявил: «К сожалению, вновь стали использоваться серые зарплатные схемы». По его словам, зарплаты в конвертах – не только обворовывание бюджета, но и нарушение трудовых и пенсионных прав граждан. Таким образом, компаниям в любом случае придется переоценить свои подходы к процессу расчета зарплаты и его прозрачности. Одним из наиболее эффективных способов представляется использование аутсорсинга.

· Как альтернативу некоторые компании используют внутренний аутсорсинг. По словам Семеновой Екатерины: «Внешний аутсорсинг будет стоить компании дороже, чем внутренний, а также смущает неурегулированная ответственность по ТК. В нашей компании реализован внутренний аутсорсинг (регионально централизованный кадровый учет и учет расчетов заработной платы для нескольких предприятий). В планах по развитию рассматриваем создание единого расчетного центра».

Что говорят клиенты

Своими впечатлениями с нами поделилась Елена Микляева, HR-менеджер группы компаний IKEA в России: «Исторически сложилось, что компания IKEA использует аутсорсинг расчета заработной платы с момента своего выхода на российский рынок в 2000 году. Организация собственного расчета заработной платы неизбежно привела бы компанию к необходимости поиска специалистов и отладки бизнес-процессов – а значит, к финансовым и временным затратам. Стоимость аутсорсинговых услуг не столь велика, чтобы задумываться о самостоятельной реализации этих функций. Если сейчас будет принято решение о самостоятельном расчете – нам придется нанимать новых сотрудников, следить за ними, а также платить им соответствующую компенсацию. На первых порах расходы на эти процессы будут значительно выше – а дальше возможны различные варианты, которые необходимо тщательно просчитать. Но я не думаю, что даже полностью отлаженные процессы расчета позволят нам сэкономить за счет отказа от аутсорсинга. На данный момент мы платим за расчет зарплаты среднего сотрудника 225 рублей в месяц. Простая арифметика показывает, что общей суммы, скорее всего, не хватит даже на фонд оплаты труда тех сотрудников, которых мы могли бы нанять для внутреннего расчета заработной платы».

А вот что говорят об аутсорсинге представители компании «Эрманн»: «До 2002 года заработную плату мы рассчитывали самостоятельно, а с 2002 перешли на аутсорсинг. К аутсорсинговой компании решили обратиться по двум причинам. Во-первых, для соблюдения полной конфиденциальности, то есть в компании только одно должностное лицо, которое владеет информацией, что, где, когда и кому платится. Во-вторых, снижение расходов. При обращении к аутсорсинговой компании становятся ненужными соответствующие позиции в бухгалтерии, отделе программистов, специальное программное обеспечение для расчета заработной платы. Тем самым компания экономит на оборудовании рабочих мест и расходах, связанных с обеспечением процесса расчета заработной платы непосредственно в компании, в том числе на заработной плате соответствующих специалистов. Подрядчик, со своей стороны, несет материальную ответственность за качество и своевременность расчетов. На том этапе (конец 2001 года) аутсорсинг был относительно новой для российского рынка услугой, поэтому было сложно выделить какие-либо решающие факторы для определения подрядчика. Скорее, выбор был интуитивный, основанный на ощущении «доверяем – не доверяем». Переходный период не вызвал особых трудностей. Процесс контролировался нашим главным бухгалтером – очень опытным и ответственным. Финансовый отдел и сейчас взаимодействует с аутсорсинговой компанией, общаясь по электронной почте».

2008 год, несомненно, повлиял на рынок аутсорсинга бизнес-процессов. В период кризиса компании как никогда столкнулись с необходимостью эффективного использования и без того ограниченных ресурсов. Умение максимально сосредоточиться на основном бизнесе и выстроить непрофильные для организации процессы с минимальными затратами времени и денег является одной из ключевых компетенций. Компании, которые добьются этого быстро и эффективно, смогут существенно улучшить свою конкурентную позицию на новом рынке. Немало важно использование передовых технологий в области таких поддерживающих функций, как расчет зарплаты и ведения кадрового делопроизводства. Здесь важно обращаться к поставщику, который в первую очередь делает ставку на технологии и предлагает передовые решения, что позволяет компании - клиенту четче выстроить бизнес-процессы и переориентировать ресурсы на приоритетные задачи бизнеса. Что, в конечном итоге, приведет к усилению позиций компании не только в период кризиса, но и в долгосрочной перспективе. Сейчас многие эксперты сходятся во мнении, что востребованность решений по аутсорсингу бизнес-процессов будет только расти. С этим соглашается и Андрей Шабанов, по его словам: «В настоящее время нас активно приглашают принять участие в тендерах на оказание услуг по аутсорсингу расчета зарплаты и ведения кадрового учета. Поскольку все большее количество компаний осознают необходимость повышения эффективности и технологичности своего бизнеса».

Потенциал роста

Многие эксперты говорят о росте рынка аутсорсинга, однако что же позволит ему развиваться в последующие несколько лет. Наиболее вероятным катализатором дальнейшего развития рынка представляется диверсификация услуг в области аутсорсинга. Это могут быть дополнительные сервисы или ориентация на новые ниши. Среди новых потенциальных ниш, можно выделить: восстановление бухгалтерии в случаях, связанных с банкротствами, настройка документооборота, аудит процессов кадрового администрирования и другие. Другим фактором роста может стать умение компаний более гибко подходить к потребностям текущих и потенциальных клиентов, кастомизируя бизнес услуги под их специфические потребности.

Таким образом, можно сказать, что основным игрокам на этом рынке, к которым эксперты относят Intercomp, UCMS Group, BDO Unicon, и Unistaff, нужно продолжать активное движение вперед и адаптироваться к новым условиям. По мнению эксперта Best Experts Group по рынку аутсорсинга Марии Третьяковой, «те, кто сделают движение в сторону кастомизации, снижения цен и серьезного улучшения качества обслуживания клиента уже сейчас, имеют все шансы увеличить свое присутствие на растущем рынке».